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項目概況

上海復宏漢霖是一家國際化的創新生物制藥公司，致力于為全球患者提供可負擔的高品質生物藥，產品覆蓋腫瘤、自身免疫疾病、眼科疾病等領域，已在中國上市3款產品。同時公司也瞻性布局了一個多元化、高質量的產品管線，涵蓋20多種創新單克隆抗體。 今年年底明年年初公司預計公司將會新增兩款新藥上市。屆時會有舉行更多的大小會議。同時由于會議眾多沒有專屬會議管理系統。目前與HCP/HCO交往的各類會議/活動存在如下弊端。 1.在系統中的應用模塊較為散亂，無法形成統一、聯動的管理； 2.合規、財務等部分控制點仍需依靠人工檢測； 3.用戶層面對于系統使用的便捷性、智能化提出了更多的建議； 4.如在原有系統繼續開發、升級相關功能，運維和迭代均需較高成本，并且難以滿足現階段及未來進一步更新的需要。 1.2會議/活動管理系統 – 項目目標 1.搭建/整合所有與HCP/HCO交往交往的外部會議/活動的事前申請、事中執行和事后報銷的全流程模塊； 2.能與各職能板塊（如采購、財務、合同管理等）有效連接； 3.智能化合規、財務風險管控，讓流程更加規范；減少人為判斷和控制，降低人工成本，提升質量、效率； 4.加強系統層面對預算管控的要求； 5.提升系統使用的便捷性，上線更多的智能化功能（如講者協議電子簽署等），提高用戶端的使用效率； 6能夠在后續支持系統升級的需要。

招標范圍及技術要求：

1. 需求描述 2. 統一門戶 URS編號 功能設計描述 R1.1.1 自定義移動門戶， PC門戶 R1.1.2 工作臺、移動審批、移動填單、發票采集、商旅使用，費用統計報表，移動端支持對接第三方商旅等 R1.1.3 統一代辦信息展示及對接統一代辦中心 R1.1.4 合規制度、政策文件瀏覽 R1.1.5 合規標準及要求展示 R1.1.6 個人及管理層信息統計展示，例如會議次數、超標特批次數等 R1.1.7 1. 移動端 講者管理 2. 移動端 會議申請 3. 移動端 會后報銷 4. 移動端 基本dashboard 數據統計 2合規管理 URS編號 功能設計描述 R1.2.1 【事前預申請】會議開始前的申請表單內容可根據企業要求進行自定義創建，例如： 1. 自定義表單填寫字段的設置，與相關控制點聯動；（對于會議費用類型要分為三類：1.講者費用 2.個人報銷 3.供應商費用） 2. 支持會議的變更申請流程等。 3. 申請可以進行多個成本中心、產品或wbs項目分攤，根據分攤信息不同，需要不同負責人進行審批。 4. 申請審批通過可以取消計劃 5. 會議審批階段 要有采購落實節點，對于供應商類型費用，采購確認落實后，可以關閉會議需求中的三類費用 R1.2.2 【事中執行管理】支持會議執行階段的跟蹤，主要包括： 1. 支持在會議過程中，進行實時定位、會議拍照等會議支持材料獲取的控制； 2. 支持會議飛行檢查，能夠配置飛行檢查規則；支持線上飛檢的視頻連接；等。 R1.2.3 【事后付款申請】會議結束后的付款申請，能基于申請表單的內容，進行關聯和控制，例如： 1. 支持會議履行證明材料的提交，包括會議結束后上傳材料、會議過程中直接獲取材料等方式； 2. 對于同一會議申請中的員工墊付費用、講課費、供應商費用能進行關聯和管理；等。 3. 申請可以進行多個成本中心、產品或wbs項目分攤，根據分攤信息不同，需要不同負責人進行審批。 R1.2.4 【合規控制點】支持企業基于合規制度及標準，在系統中靈活配置各類型合規控制點（包括新增、變更的及時響應和設置），例如： 1. 支持各類型費用標準（單次、年度、累積等），不同強度的控制方式（阻止提交、增加審批流等）； 2. 申請提交前智能檢查合規風險檢查點，警示、阻止提交或者增加特殊審批流； 3. 審批通過前，提示相應審批人特殊審批事項； 4. 合規審批節點或完成審批后，能對各類型審批結果進行分類、統計； 5. 其他依照制度需配置的詳細控制點，如參會人數標準、講者角色及比例標準等等。 6. 觸發的合規管控點，支持提交提醒提交人及審核人員智能審核功能 R1.2.5 【專家勞務費】支持專家勞務費相關的流程設置，主要包括： 1. 支持講者協議的電子印章加蓋（與合同管理系統聯動，由企業配置蓋章規則）； 2. 支持講者協議線上簽署； 3. 支持包括講課費、咨詢費等所有與HCP相關勞務費的申請和支付流程。 4. 協議與合同管理系統對接 R1.2.6 【合規積分卡】支持對于員工個人的合規積分設置和管控，主要包括： 1. 規則部署：依照企業制定的規則，能在各類型會議申請、飛行檢查環節體現，與合規控制聯動等； 2. 執行層面：依據企業制定的規則，支持對不同積分的人員，執行不同的合規控制強度； 3. 報表層面：依據企業制定的規則，設置相應的報表規則，并呈現相關的報表；能實時動態更新員工的積分情況等。 R1.2.7 【贊助/捐贈模塊】支持對于贊助/捐贈類項目的預申請、付款申請、項目管理，主要包括： 1. 申請表單和審批流程、與采購系統對接、與合同管理系統對接等； 2. 預申請和付款申請的鏈接； 3. 與會議系統的聯動； 4. 對于項目進展的跟蹤和管理，例如項目狀態、協議履行證明材料的收集和提交等。 R1.2.8 【推廣材料】支持對于推廣材料的審核，主要包括： 1. 申請表單和審批流程； 2. 文件管理，經審批的所有材料文件統一存儲和管理，包括編號、效期等； 3. 與會議申請聯動，在會議申請階段可供選擇。 R1.2.9 支持與現有系統/平臺之間的對接，包括講者庫、合同管理、采購系統等 R1.2.10 支持在會議申請完成后，會議材料的自動生成，例如講者協議、簽到表等（模版及規則由企業提供） R1.2.11 支持各類型黑名單的設置和相關控制，例如會議地點、用餐商戶、服務供應商等 R1.2.12 支持各類敏感信息的設置和相關控制，例如敏感詞屏蔽、阻止提交等 R1.2.13 移動及PC端員工有報表可以方便查詢各單據狀態及執行進度。 3. 審單管理 URS編號 功能設計描述 R1.3.1 郵件包裹 1. 報銷單審批完成后，可打印封皮，封皮包含單據審單所需信息及二維碼或條形碼 2. 外地人員通過郵寄管理，系統通過掃描槍掃描二維碼郵寄單據并錄入真實快遞編號進行單據郵寄，并進行真實郵寄 本地人員通過郵寄管理，系統通過掃描槍掃描二維碼郵寄單據并錄入空包信息進行單據郵寄，并人工放置單據到收單崗 R1.3.2 接收包裹 收單崗通過收到的包裹進行掃描二維碼系統收單。系統會自動校驗收單信息與郵寄信息判斷是否存在丟單，以及丟單處理。 R1.3.3 包裹分配 收單崗成功接收包裹后，首先進行報告初審。初審完成后，可以分配給不同得審核人員審核。 R1.3.4 報告審核 1. 審核人員根據分配單據以及收到得紙質信息進行審單�？蛇M行核銷或、退單、退單修改金額等操作。 2. 退單時，可根據后臺設置得常用退單原因，進行快速備注并退單 3. 誤操作退單，也可以進行退單追回操作 在審單時，可以根據系統設置風險點管控及規則， 智能審核提醒 R1.3.5 確認付款 所有審核通過單據。財務同事可以單個或者批量性確認付款。確認付款后傳入SAP創建付款憑證。 R1.3.6 銀行付款后，通過sap接口傳回付款狀態信息到報銷單顯示，并發送郵件通知報銷人員。郵件模塊可自定義 R1.3.7 審單個步驟節點均可記錄操作信息，并發送郵寄提醒申請人。 R1.3.8 審單中心各維度報表查詢分析 R1.3.9 審單中心各維度風險管控單據查詢分析（取消） R1.3.10 專員工作量分析報表：按審核人員審批報告數量匯總的報表，付款流程審批節點效率分析（取消） R1.3.11 報表分析：會議分析（包含科室會醫院、餐廳維度分析）（取消） R1.3.12 增加服務全部完成支付的確認按鈕 R1.3.13 原則上申請支付的金額不能超過申請的金額，超過X%（具體后期商議）外需要加批 R1.3.14 發票真實性、重復性驗證；科室會或其他會議照片有是否重復使用驗證； R1.3.15 根據公司相關制度設立管控執行；如：人均餐標、專家報銷額度（單次/年度）、會議時間和發票時間的判斷等、 報銷人同一日期會議的提示 R1.3.16 與一站式辦公門戶審單中心-審單池進行對接集成 1.4 預提管理 URS編號 功能設計描述 R1.4.1 申請批準后即占用預算，可用預算可以實時更新，并且成本中心負責人在審批時可以看到 R1.4.2 審批人可以在審批時看到申請人本月已經申請額度判斷是否批準 R1.4.3 支持在申請時可以選擇多個成本中心，各個成本中心負責人和對應的財務BP都要審批 R1.4.4 如果申請累計金額已經超過成本中心預算，則無法提交申請，必須調整預算金額 R1.4.5 會議的申請、支付在同一個流程中可以下推，如果會議沒有召開，申請人可以廢棄釋放出預算 R1.4.6 如果預算內且一定金額之內（具體后期商議）則財務BP可以自動跳過 R1.4.7 一旦申請已經全部結算了，則釋放出預算金額以實際金額代替 URS編號 功能設計描述 1.5 預算管控配置 R1.5.1 將截止到預提日未結算的申請按照成本中心、費用類型、PR金額-已經發起支付的金額來進行預提，下月沖銷，和SAP能對接 R1.5.2 預提截止到預提日未結束流程的已經發起支付的申請， 按照成本中心、費用類型 R1.5.3 能生成當月預提匯總表，按照成本中心、費用類型, 設置審批層級，審批后才可入賬 1.6采購管理 URS編號 功能設計描述 R1.6.1 酒店直采RFP功能，可以有授權區域或者中央的會務供應商來做實際操作。 R1.6.2 直連大眾點評/餓了嗎等餐飲的預定或者審核點，有黑名單功能 R1.6.3 會議系統審批完把結果推到間采系統，付款流程需要確定是否在會議申請中發起 R1.6.4 支持采購各報表分析儀表盤功能 R1.6.5 贊助捐贈等會議申請支付，對接SRM系統進行支付 1.7發票管理 URS編號 功能設計描述 R1.7.1 支持與費控系統票夾發票使用數據及狀態等數據及功能對接 R1.7.2 支持移動端發票采集（拍攝、上傳、外部同步等）、OCR識別及發票票夾功能 R1.7.3 支持微信、支付寶等票夾同步 R1.7.4 支持增值稅發票真偽查驗 R1.7.5 根據OCR識別內容進行發票類型與費用類型自動匹配，自動快捷報銷 R91.7.6 可以自動識別問題發票，如抬頭稅號錯誤、發票重復等（需與費控系統統一查重） R1.7.7 根據公司自定義規則配置，進行價稅分離判斷，自動進行價、稅計算，并可導出報表便于財務分析 R1.7.8 支持發票查重、監控預警 R1.7.9 電子發票歸檔符合國家電子檔案規則 R1.7.10 電子影像檔案管理、影像調閱及統計分析 1.8報表管理 URS編號 功能設計描述 R1.8.1 業務報表覆蓋全面（部門費用、項目費用、預算、流程效率、調整分析、第三方費用等） R1.8.2 支持儀表盤功能（費用分類、費用時間、部門費用以及數據下鉆） R1.8.

定標原則描述

綜合評估打分

入圍條件

有成熟的全功能的會議管理系統、有豐富的藥企實施經驗

投標報名提交材料:

營業執照

會議系統相關軟件注冊證書

ISO等相關資質

【復星集團簡介】復星創立于1992年，2007年在香港聯交所主板上市（00656.HK）,經過二十多年堅實發展，成為橫跨醫藥、房地產、商貿流通、金融、鋼鐵、信息等產業領域的世界500強企業，總資產超過人民幣5,600億元（約合850億美元）。

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